- Историческая справка о фондообразователе и фонде является также « Правила организации хранения, комплектования, учета и Качественный уровень составляемых в архивах исторических справок еще недостаточно высок. включены образцы составления и оформления исторических справок.
- ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Историческая справка составляется о каждой организации и ее архивном фонде, хранящемся в ГА РФ или Внутренняя опись должна иметь 5 граф см. образец.
- Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и. Добрый вечер. необходим образец исторической справки ООО при.
- Работа ведется на основании положения об архиве организации. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.. Историческая справка составляется индивидуально для каждой организации (фонда).
- Историческая справка к фонду корректируется при изменении Информация о включении фондов организации в другие архивы.
Заявление организации о приеме документов в архив, с указанием количества передаваемых. ФОРМА СОСТАВЛЕНИЯ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ.
Помещено в тему: Архивное дело Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы. Какие категории документов передают в архив Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения. За какие годы дела подлежат передаче в архив Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива. График приема-передачи дел В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив. Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра. График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив. Порядок передачи дел в архив В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее). Звучит заумно. Но если все формулировать упрощенно, то это обозначает следующее. По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год). Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре). Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись. Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах. И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе. В случае необходимости специалист архива раздает направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д. После сдачи документов в архив проводится их научно-техническая обработка (в том числе они прошиваются в твердую обложку). При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил). Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное. Поэтому в структурных подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое главное – проверить полноту отражения информации на обложке дел. Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой). Это необходимо, чтобы во время обработки (прошивки) дел было проще разобраться и избежать ненужной суеты. Итак, когда в сдаточную опись включены все намеченные дела постоянного и долговременного хранения, то их доставляют в помещение архива. Вся информация о составлении описи документов в архив приведена в отдельной статье (образец и порядок ее заполнения). Если принято решение о передаче в архив дел временного срока < 10 лет хранения, то такие дела можно передавать без составления описей. В этом случае допускается их учет вести по номенклатуре дел. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: Здравствуйте! Я студентка заочного отделения (Юриспруденция)Не могли бы Вы помочь с решением такой задачи:Экспертной комиссией ООО «Мир» принято решение о передаче в архив организации 4-х дел постоянного хранения и уничтожении 6-и дел с истекшим сроком хранения. Задание: Оформите опись дел, передаваемых в архив. Оформите акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения. Заголовки дел определите самостоятельно, руководствуясь Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года) Здравствуйте ! Обычно номенклатуру дел составляет специалист административного отдела, ответственный за архив ее визирует. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел изложен подробно в отдельной статье. Обычно порядок работы с номенклатурой дел очень хорошо закреплен в инструкции по делопроизводству конкретной организации. Еще посмотрите п. 3.4 Основных правил работы архивов … (скачать документ можно по ссылке).